Tämä dokumentti on Neogames Finland ry:n (jäljempänä ”yhdistys”) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste. Selostetta päivitetään säännöllisesti ja sen uusin versio löytyy aina verkkosivuiltamme. Viimeisimmän version voimaantulopäivä: 8.3.2024.
Neogames Finland ry on sitoutunut EU:n yleisen tieosuoja-asetuksen periaatteisiin. Toimintamme ja palvelumme vastaavat asetuksen vaatimuksia.
1) Rekisterinpitäjä
Neogames Finland ry (2500134-1)
Osoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki
2) Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Koopee Hiltunen
Sähköposti: koopee@neogames.fi
3) Rekisterit, joihin keräämme tietoa
- Yhdistyksen yhteystietorekisteri ja rekisteri kotimaisista pelialan yrityksistä
- Yhdistyksen sähköpostiuutiskirje
- Yhteisrekisterit sosiaalisen median palvelujen kanssa (Meta, LinkedIn, X, YouTube)
4) Oikeusperusteet ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Yhdistyksen yhteystietorekisteri ja rekisteri kotimaisista pelialan yrityksistä
- Yhdistys kerää ja ylläpitää rekisteriä Suomessa toimivista pelialan yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä toimialan kartoittamisen tarkoituksiin.
- Yhdistys kerää yhteystietorekisteriinsä sidosryhmiensä edustajien henkilötietoja ylläpitääkseen jäsen- ja sidosryhmäsuhteita, viestintäkäyttöön sekä tapahtumien järjestämiseen.
- Yritysten ja organisaatioiden edustajien osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän
- Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun liittyen on tehty tasapainotesti.
- Yhdistyksen sähköpostiuutiskirje
- Yhdistys julkaisee sähköpostiuutiskirjettä, jolla viestitään säännöllisesti kotimaisen pelialan uutisista. Uutiskirje on vapaasti myös yksityishenkilöiden tilattavissa yhdistyksen verkkosivuilta. Yhdistys kerää henkilötietoja (sähköpostiosoitteet) kirjeen toimittamiseksi tilaajille.
- Uutiskirjeen tilaajien osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön vapaaehtoinen suostumus.
- Yhdistys ylläpitää profiileja sosiaalisen median palveluissa kuten Meta (Facebook & Instagram), LinkedIn, X ja YouTube. Näissä palveluissa yhdistys on yhteisrekisterinpitäjä kyseisen palvelun ylläpitäjän kanssa.
- Henkilötietojen käyttötarkoituksena näissä palveluissa on tiedottaminen ja viestintä, viestien ja palautteen vastaanottaminen, näkyvyyden ostaminen ja kanavissa tapahtuvan viestinnän tavoittavuuden mittaaminen.
- Yhdistyksen osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on näissä tilanteissa oikeutettu etu.
- Sosiaalisissa medioissa tapahtuvien yhdistyksen palveluiden käyttö on mahdollista vain rekisteröitymällä kyseisen palvelun käyttäjäksi ja hyväksymällä palvelun käyttöehdot. Sosiaalisen median palvelut käsittelevät henkilötietoja omien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti ja ovat pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Käyttäjät voivat hallinnoida palveluissa tietosuoja-asetuksiaan omien käyttäjäprofiiliensa kautta.
- Lisätietoa palveluiden tietosuojakäytännöistä:
5) Rekisterien tietosisältö ja tietojen säilyttäminen
- Yhdistyksen yhteystietorekisteri ja rekisteri kotimaisista pelialan yrityksistä
- Henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, profiilit sosiaalisen median palveluissa, laskutustiedot mikäli kyseessä on jäsenyys tai asiakassuhde, muut jäsenyyteen, asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, tapahtumiin osallistumiseen liittyvät tiedot.
- Rekisteriin ei tallenneta arkaluontoisia tietoja. Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä rekisteriin voidaan kerätä ruokavalioon liittyvää tietoa, joka on välttämätöntä kyseisen tapahtuman tarjoilujen järjestämiseksi. Ruokavaliotiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.
- Tietoja säilytetään niin kauan kuin yhdistyksen ja sidosryhmän välinen yhteistyö tai viestintä jatkuu, ja henkilö toimii sidosryhmän edustajana.
- Yrityksen tietoja säilytetään niin kauan kun yritys on alaan liittyvän tutkimustoimintamme piirissä. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yritys toimii pelialalla.
- Yhdistyksen sähköpostiuutiskirje
- Sähköpostiosoite, tiedot kirjeen tilauksista ja muutoksista.
- Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on uutiskirjeen tilaajana.
- Yhteisrekisterit sosiaalisen median palvelujen kanssa (Meta, LinkedIn, X, YouTube)
- Palvelun käyttöön ja toimintaan liittyvät välttämättömät tiedot. Kerättävät tiedot ja niiden säilytysajat löytyvät palveluiden tietosuojaselosteista.
6) Säännönmukaiset tietolähteet
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, tapahtumien yhteydessä sekä muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja organisaatioiden tietoja, yhteyshenkilöiden tietoja sekä julkisissa rooleissa toimivien henkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Yksityishenkilöiden tietoja kerätään vain tilanteissa, jossa yksityishenkilö tilaa yhdistyksen uutiskirjeen www-lomakkeella tai on vuorovaikutuksessa Neogames Finlandin ylläpitämien verkkosivujen ja sosiaalisen verkoston profiilien kanssa.
7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Yhdistyksen yhteystietorekisteri
- Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään kotimaisen Gruppo-järjestelmän avulla. Yhdistyksen ja Gruppo Oyn välillä on tehty sopimus tietojen käsittelystä, jossa todetaan palvelun olevan EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen. Gruppo toteaa myös alihankkijoidensa palveluiden olevan asetuksen mukaisia. Palvelun ensisijaiset palvelimet ja ensisijainen varakopiojärjestelmä sijaitsee Suomessa.
- Tietoja yhdistyksen jäsenoppilaistoksista ja Suomessa pelialan koulutusta tarjoavista oppilaitoksista julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla ja oppilaitosyhteistyöhön liittyvässä viestinnässä.
- Tietoja aktiivisesti Suomessa toimivista pelialan yrityksistä julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla.
- Yhdistyksen ylläpitämä rekisteri kotimaisista pelialan yrityksistä
- Tiedot kerätään yrityksiltä ja säilytetään EU:n alueella, Digitalocean-palvelussa Amsterdamissa. Tietokanta on salattu ja sen pääsyavaimia hallinnoi toimittaja Utupuro Oy.
- Yhdistyksen sähköpostiuutiskirje
- Sähköpostiuutiskirjeen toimittamiseen ja siihen liittyvät palvelut toimivat pilvipalveluna toimivassa järjestelmässä, jossa tietojen käsittelyä tapahtuu myös EU/ETA alueen ulkopuolella. Palveluntarjoaja on sitoutunut EUn:n vakiosopimuslausekkeisiin tietojen käsittelystä.
- Yhteisrekisterit sosiaalisen median palvelujen kanssa
- Yhdistys ei siirrä tai luovuta sosiaalisen median palveluista henkilötietoja muihin palveluihin.
- Sosiaalisen median palveluiden tavoista luovuttaa ja siirtää henkilötietoja löydät tietoa kunkin palvelun tietosuojaselosteista.
8) Rekisterin suojauksen periaatteet
Yhdistyksen keräämiä tietoja säilytetään asianmukaisesti ja niihin on henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla rajattu pääsy. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Yhdistyksen käyttämät pilvipalvelut asiakirjojen tallentamisessa sekä sähköpostiviestinvaihto on suojattua esimerkiksi palomuurein.
Lisäksi yhdistyksen kanssa yhteistyötä tekevät toimijat, kuten yhteystieto- ja sähköpostiuutiskirjejärjestelmää ylläpitävä Gruppo, yritystietokantaa hallinnoiva Utupuro Oy, tilitoimisto ja tapahtumajärjestäjä, rajaavat pääsyn heille toimitettuihin tietoihin vain niille henkilöille, joille se on palvelun toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
9) Tarkastusoikeus, oikeus vaatia tiedon korjaamista sekä poistamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10) Evästeet
Neogames Finlandin ylläpitämillä verkkosivuilla (www.neogames.fi ja www.playfinland.fi ) käytetään eväteitä (cookies).
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.